Significado:
S.m. Rol, registro, catálogo por escrito e por
artigos, dos bens, móveis, títulos, papéis de uma pessoa: fazer o inventário de
uma sucessão. O papel em que se acham escritos e descritos esses bens.
Avaliação das mercadorias armazenadas e dos diversos valores, para conhecer
lucros e perdas: o comerciante deve fazer de vez em quando seu inventário.
Origem:
A origem da palavra inventário, vem da palavra inventarium, que era um termo
Romano ( latim ) para designar um grande documento/lista onde se encontravam
registrados os produtos dos armazéns.
No Brasil...
O conceito é regulamentado pelo Conselho
Federal de Contabilidade que determina os padrões para produção de
inventários através das Normas Brasileiras de Contabilidade.
Segundo estas
normas, no Brasil, as empresas tributadas com base no lucro real, devem
produzir trimestralmente ou anualmente o Livro de Registro de
Inventário. O Livro de Registro de Inventário é obrigatório para estas
empresas e tem como objetivo principal registrar todas as mercadorias presentes
no estoque para que se possa realizar o balanço da empresa.
A atualização do
Livro de Registro do Inventário também é obrigatória, toda vez que for iniciado
um processo de incorporação, cisão (a empresa vai se dividir em 2 ou mais
empresas ), fusão ( a empresa vai ser unir a outra empresa ) ou falência.
Agora que já entendemos um pouco do significado, origem e importância do
inventário, vamos decorrer sobre o assunto e nos divertir conhecendo um pouco
mais desta ferramenta que auxilia o trabalho de controle dos estoques dentro de
um hotel.
Tipos de inventários:
Ø Físico:
É a contagem física dos itens em estoque. Caso haja alguma divergência entre
o estoque físico e o sistema de controle de estoque, devem ser feito os ajustes
de acordo com as recomendações contábeis e tributárias.
Ø Periódico:
É realizado em determinados períodos, normalmente no encerramento dos exercícios
fiscais, ou duas vezes no ano. Para este é necessário um número maior de pessoas
com a função especifica de contar os itens, normalmente de 1 a 3 dias.
Ø Rotativo:
Corresponde a inventariar certo número de itens ou grupo de itens dentro
de uma frequência regular. Essa política
exigirá certo número de pessoas exclusivamente dedicadas à contagem, em período integral, o ano todo.
O ideal é que seja feito pelo menos mensalmente, porém existem hotéis que
fazem de 15 em 15 ou até semanalmente. Para isto é separado um pessoa
responsável pela operação e dependendo do porte do hotel, uma ou duas pessoas a
mais para que realizem a contagem.
O inventário é baseado em números registrados no software de estoque do
hotel. Estes são comparados com o estoque físico contado e se ambos estiverem
corretos, então tudo esta indo bem e não há problemas. Mas, frequentemente nesses
inventários se encontra algumas diferenças de valores, maiores ou menores.
Assim como também são identificadas as perdas, quebra e roubo de produtos.
Este procedimento é de grande valia para as empresas, através dele
podemos identificar uma série de coisa que podem melhorar. É bom escolher bem uma
equipe para realizar um inventário, pois se tratam dos bens da empresa e deve
ser feito com todo cuidado e critérios possíveis. Requer confiabilidade,
planejamento cuidadoso, empenho e investimento substancial de tempo. Todos da
equipe devem saber da importância deste processo para a empresa.
As principais causas de erros nos estoques são:
- Sistemas inadequados de entrada e saída;
- · Procedimentos de armazenagem mal elaborados;
- · Inversão de códigos de produtos
- · Layout de armazenagem inadequado (posições de difícil acesso, espaço inadequado, sequência de armazenagem dispersa).
Os inventários sempre são feitos
por pessoas que não pertecem aquele setor ou até mesmo de outra filial da empresa, dependendo
da proposta do inventário. Assim, tratado com imparcialidade é mais difícil de
burlar o sistema desta operação.
Alguns inventários fazem a contagem
de todos os bens, tanto os quem estão em estoque, quanto os que estão em uso,
sejam móveis, aparelhos eletrônicos e domésticos, enxoval, papelaria, decoração
e iluminação. E para manterem o controle sobre os bens com maior valor, algumas
empresas adotam as etiquetas com código de barras e uma numeração, assim o bem é
contabilizado e é colocado em sistema todas as informações relevantes sobre
aquele item, facilitando para um próximo inventário. Um exemplo desse tipo de
inventário são os que normalmente são feitos em escolas e instituições de
ensino.
Sem dúvida trata-se de um procedimento
muito importante, independente do tamanho da empresa, pois estamos falando da “riqueza”
da empresa.
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