Relatório de visita técnica

Esta visita foi realizada no dia 13/06/2012 às 18:30, com orientação dos professores Anderson e Claudio. Com objetivo de analisar todo conteúdo visto em sala de aula, avaliando as condições de estoque, compras, inventários e todo o funcionamento logístico deste estabelecimento.

Local: Bar Gaspar 

Docentes: Anderson e Cláudio 

Alunos: Eduardo e Jennifer

Cozinha:

A cozinha deste estabelecimento é aberta ao público, o que demostra a confiabilidade dos procedimentos e produtos. Possui equipamentos modernos e meios de armazenagem adequados. As geladeiras da cozinha armazenam somente o cardápio do dia e do dia a seguir, que são porcionados e devidamente etiquetados com data de validade e peso.

Ao final do dia é feito a contagem dos itens que sobraram na cozinha e anotado em um relatório.

descarte do lixo é feito de forma correta, em local separado somente para receber os resíduos, ao entrar na área da cozinha, os funcionários se equipam com toucas descartáveis e fazem a higiene das mãos. 

O estoque:

O estoque está localizado ao lado de fora do restaurante e é dividido com a entrada de outro estabelecimento, o que afeta de maneira mínima o recebimento de determinadas mercadorias. Mas, de acordo o com o gerente, é determinado um horário para a entrega e a limpeza do local após o recebimento dos itens.

As mercadorias armazenadas são de fácil acesso, ou seja, podem ser encontradas em qualquer supermercado, e por isso é possível um estoque “baixo”. São armazenados no mínimo 10 itens de cada, o que consideramos um número bom, visto que não se trata de um estabelecimento grande. Apenas os legumes e verduras são solicitados se necessários diariamente.

Nota: As garrafas de azeite são reutilizadas para reposição do produto, ou seja, o fornecedor do produto oferece um desconto caso as garrafas de azeite não sejam descartadas, o que acarretaria maior quantidade de lixo. Há conscientização de ambas as partes e com isso todos saem no lucro, desde o comprador ao cliente, pois trata-se de um contribuição sustentável para o planeta. O gerente nos informou que as garrafas são higienizadas e só podem ser reaproveitadas se não apresentarem desgastes da embalagem ou mau uso.

As estantes com as mercadorias são organizadas de acordo com o sistema PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai), como se trata de uma quantidade pequena de mercadorias, não é difícil o controle. 

Ainda no estoque, este possui também em seu interior uma câmara frigorífica com área de descongelamento, espaço para bebidas, verduras, carnes e outros. O ponto negativo é a falta da balança para a conferência de entrada e saída de mercadorias.

Conclusão:

Com as informações obtidas nesta visita técnica, concluímos que no Bar Gaspar é realizado o estoque rotativo, onde é feita uma contagem cíclica. Essa contagem é feita em parcelas semanais ou diárias, á depender da necessidade. Os produtos são separados de forma organizada e quando descartados são devidamente separados. O reabastecimento de produtos é realizado de 10 em 10 dias, com isso o estabelecimento evita a perda e mantém seu estoque sempre renovado. 

Inventário

Significado:

S.m. Rol, registro, catálogo por escrito e por artigos, dos bens, móveis, títulos, papéis de uma pessoa: fazer o inventário de uma sucessão. O papel em que se acham escritos e descritos esses bens. Avaliação das mercadorias armazenadas e dos diversos valores, para conhecer lucros e perdas: o comerciante deve fazer de vez em quando seu inventário.

Origem:

A origem da palavra inventário, vem da palavra inventarium, que era um termo Romano ( latim ) para designar um grande documento/lista onde se encontravam registrados os produtos dos armazéns.

No Brasil...

O conceito é regulamentado pelo Conselho Federal de Contabilidade que determina os padrões para produção de inventários através das Normas Brasileiras de Contabilidade.

Segundo estas normas, no Brasil, as empresas tributadas com base no lucro real, devem produzir trimestralmente ou anualmente o Livro de Registro de Inventário. O Livro de Registro de Inventário é obrigatório para estas empresas e tem como objetivo principal registrar todas as mercadorias presentes no estoque para que se possa realizar o balanço da empresa.

A atualização do Livro de Registro do Inventário também é obrigatória, toda vez que for iniciado um processo de incorporação, cisão (a empresa vai se dividir em 2 ou mais empresas ), fusão ( a empresa vai ser unir a outra empresa ) ou falência.

(http://www.cpcon.eng.br/gestao-patrimonial/controle-patrimonial/inventario/)

Agora que já entendemos um pouco do significado, origem e importância do inventário, vamos decorrer sobre o assunto e nos divertir conhecendo um pouco mais desta ferramenta que auxilia o trabalho de controle dos estoques dentro de um hotel.

Tipos de inventários:

Ø  Físico:

É a contagem física dos itens em estoque. Caso haja alguma divergência entre o estoque físico e o sistema de controle de estoque, devem ser feito os ajustes de acordo com as recomendações contábeis e tributárias.

Ø  Periódico:

É realizado em determinados períodos, normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes no ano. Para este é necessário um número maior de pessoas com a função especifica de contar os itens, normalmente de 1 a 3 dias.

Ø  Rotativo:

Corresponde a inventariar certo número de itens ou grupo de itens dentro de uma frequência regular. Essa política exigirá certo número de pessoas exclusivamente dedicadas à contagem, em período integral, o ano todo.

O ideal é que seja feito pelo menos mensalmente, porém existem hotéis que fazem de 15 em 15 ou até semanalmente. Para isto é separado um pessoa responsável pela operação e dependendo do porte do hotel, uma ou duas pessoas a mais para que realizem a contagem.

O inventário é baseado em números registrados no software de estoque do hotel. Estes são comparados com o estoque físico contado e se ambos estiverem corretos, então tudo esta indo bem e não há problemas. Mas, frequentemente nesses inventários se encontra algumas diferenças de valores, maiores ou menores. Assim como também são identificadas as perdas, quebra e roubo de produtos.

Este procedimento é de grande valia para as empresas, através dele podemos identificar uma série de coisa que podem melhorar. É bom escolher bem uma equipe para realizar um inventário, pois se tratam dos bens da empresa e deve ser feito com todo cuidado e critérios possíveis. Requer confiabilidade, planejamento cuidadoso, empenho e investimento substancial de tempo. Todos da equipe devem saber da importância deste processo para a empresa.

As principais causas de erros nos estoques são:

•  Sistemas inadequados de entrada e saída;
• ·         Procedimentos de armazenagem mal elaborados;
• ·         Inversão de códigos de produtos
• ·    Layout de armazenagem inadequado (posições de difícil acesso, espaço inadequado, sequência de      armazenagem dispersa).

Os inventários sempre são feitos por pessoas que não pertecem aquele setor ou até mesmo de outra filial da empresa, dependendo da proposta do inventário. Assim, tratado com imparcialidade é mais difícil de burlar o sistema desta operação.

Alguns inventários fazem a contagem de todos os bens, tanto os quem estão em estoque, quanto os que estão em uso, sejam móveis, aparelhos eletrônicos e domésticos, enxoval, papelaria, decoração e iluminação. E para manterem o controle sobre os bens com maior valor, algumas empresas adotam as etiquetas com código de barras e uma numeração, assim o bem é contabilizado e é colocado em sistema todas as informações relevantes sobre aquele item, facilitando para um próximo inventário. Um exemplo desse tipo de inventário são os que normalmente são feitos em escolas e instituições de ensino.

Sem dúvida trata-se de um procedimento muito importante, independente do tamanho da empresa, pois estamos falando da “riqueza” da empresa.

Estoques

 Em tempos de mercado bem aquecido e um tanto competitivo como os atuais, onde o mínimo detalhe faz toda a diferença, gerenciar bem o estoque é uma questão de sobrevivência para muitas empresas, pois estoque envolve atendimento da demanda e custos operacionais. O cenário atual do mercado mundial transformou a formar de gestão de muitas empresas. Novas tecnologias, ferramentas, mais informação e novas teorias que vem modificando aos poucos a forma de pensar e agir dos gestores.

Definição de estoque:

O estoque pode ser definido como a quantificação de itens ou recursos tangíveis, em movimento ou não, que se encontram em poder da organização, num determinado tempo.

 Ou seja, estoque é dinheiro, em movimento ou não. Melhor é sempre estar aquecido, em movimento, pois assim conseguimos medir nossa demanda e através dela prever o que iremos precisar a curto, médio e longo prazo.  É impossível prever rigorosamente a demanda dos clientes, então para não arriscar na hora da prestação de serviços e disponibilizar o produto no momento em que são requisitados, é necessário que a empresa o tenha em estoque e por isso faz-se necessário o investimento das organizações em estoques.

É uma forma de proteção a imprevisibilidade. No setor hoteleiro é muito comum à oscilação na demanda de clientes, devido a condições como tempo, dinheiro, festas, pontos turísticos e vários outros fatores que afetam diretamente a ocupação de um hotel. Mas, hoje podemos dizer que, os mesmos fatores que causam a imprevisibilidade, tornaram-se aliados ajudando bastante no sentido de prever a ocupação de um hotel. Conhecer também o perfil do cliente que mais utiliza o hotel, a quantidade de crianças, de onde vem e outras infinidades de informações que geram a necessidade de produtos e serviços para atendê-los, facilitam na hora de abastecer e planejar um estoque.  

Há quatro principais razões para manter estoque e, portanto, quatro tipos de estoque. São:

• Estoque isolador – também chamado de estoque de segurança, tem como propósito compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda.
• Estoque de ciclo – ocorre porque um ou mais estágios na operação não podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente.
• Estoque de antecipação – Mais comumente usado quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente previsíveis. Também pode ser usado quando as variações de fornecimento são significativas, como em alimentos sazonais enlatados.
• Estoque de canal de distribuição – existe porque o material não pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de demanda.

                Fonte: http://www.controle-de-estoque.com/estoque/estoque.htm

Justificativas: 

- Quebras e perdas;

- Não cumprimento de prazos, condições de fornecimento pelos fornecedores,

- Fragilidade de processos gerenciais, especialmente planejamento;

- Variação da demanda;

- Condições climáticas;

- Socioeconômicas: eventos externos à organização, que podem requerer estoques de proteção para a entrega de serviços;

É importante...

A sincronia dos funcionários envolvidos desde a demanda até a realização e armazenagem do pedido é de extrema importância para a empresa, é necessário que cada um assuma seu papel e execute sua parte buscando o melhor para a empresa.        

Podemos dizer que o estoque tem seus “quês”, e são de grande ajuda para o controle, são:

- “O quê” deve permanecer em estoque;

- “Quando” se deve reabastecer o estoque;

- “Quanto” de estoque será necessário para um período;

Determinar o quê ficará em seu estoque vai depender de como o controla, de quanto em quanto tempo realiza seu inventário e claro terá que atender a sua demanda. Definir o número de itens que o seu local de armazenagem suporta adequadamente e assim prosseguir para quando se deve reabastecer seu estoque. Esta informação será obtida através de informações da demanda, de relatórios, e claro um pouco de cálculos, pois para isto contamos com formulas que podem ser feitas através de computador ou na sua falta, podem ser feitas manualmente. O momento certo de reabastecer seu estoque é também uma forma de analisar como foi o seu mês, sua semana ou ano, pois a rotatividade dos produtos em seu estoque pode significar que os serviços estão sendo bem servidos e ofertados, obvio que é necessário se certificar que tudo esta sendo encaminhado ao seu cliente final que nesse caso é o hospede. Ou seja, nada pode esta sumindo... Mas isso é um outro assunto que falaremos depois.
Quanto será necessário para um determinado período, a quantidade necessária para suprir um período será obtida através de cálculos também! Mas, não é tão difícil, nada que os sistemas desenvolvidos com esta finalidade não resolvam, mas é importante saber manualmente e mais importante ainda é saber de onde as informações para montar seu estoque vêm. Em um hotel, podemos analisar a ocupação prevista para aquele período, é o principal, mas também podemos planejar com base em dados dos clientes, sejam novos ou antigos e outras informações que nos orientam na hora de definirmos quanto atenderá nossa demanda. Precisamos sempre documentar todos os dados que envolvem cada um desses assuntos, pois como vimos são eles que nos guiarão.

Local de armazenagem:

É preciso defini-lo antes de planejar as áreas visitadas pelos clientes, isso pode parecer um pouco injusto, pois as áreas vistas pelos clientes são as atrações de um hotel hoje em dia. Mas, podemos afirmar com base em tudo que nosso mestre nos ensinou, que, precisamos valorizar e cuidar do espaço que armazena “o sonho de nosso cliente”. Sim, sonho! Pois é do estoque que sai a matéria prima para fazer a comida, os utensílios que compõem a mesa, que alias hoje em dia são um luxo e muito bem cuidados em alguns hotéis, o enxoval maravilhoso e muitos outros itens que formam uma prestação de serviço de hospedagem, e se nada disso for bem armazenado, cuidado e valorizado, temos a certeza de que, não bastaria o luxo e glamour de nenhum hotel cinto estrelas no mundo.  Uma frase legal para definirmos isso é: “O que nossos olhos veem, não podem comprar o que, sentimos, tocamos e cheiramos”. Isto porque, de nada adianta deitarmos sobre um lençol de 1.000 fios, se este estiver com cheiro de guardado e cor amarelada, é jogar fora todo glamour oferecido ao hospede. Estamos citando pequenos exemplos, mais existem milhares.

Higiene, organização, praticidade, segurança e espaço. São palavras e ações que podem e fazem muita diferença em um local. É preciso separar um determinado material do outro, coloca-los de forma pratica em prateleiras ou paletes, torna-los visíveis para facilitar, otimizar o tempo das pessoas que precisarão manuseá-lo, etiqueta-los, respeitar as instruções do fornecedor quanto à forma de armazenar, valorizar a ordem de chegada para que sejam consumidos de forma que nada seja desperdiçado por prazo de validade vencido(Sistema conhecido como PEPS - Primeiro que entra, Primeiro que sai) evitar quebra de materiais, ou seja, acomoda-los devidamente, pensar na segurança tanto das pessoas envolvidas neste processo, quanto dos produtos armazenados. Quanto menor os acidentes com funcionários e quanto maior o cuidado com os “bens” (produtos) dentro do estoque, significará o sucesso desta grande operação. Mas, para as organizações, dar o devido valor ao local de armazenagem dos seus produtos, ainda é um caminho que esta sendo conquistado.

Nota: É importante respeitar a forma de armazenamento de cada item e tomar as devidas precauções para que se evite qualquer dano ao físico e a saúde de clientes e funcionários.

Logística na Hotelaria

A Hotelaria, um setor voltado para hospedagem e atendimento ao cliente, vem nos últimos anos crescendo cada vez mais. Esse crescimento e obviamente a evolução dos produtos e serviços ofertados dentro de um hotel, geraram muitas exigências e uma delas é que o serviço ou produto oferecido tenha o máximo de qualidade e que atendam e superem todas as necessidades do consumidor final, que é o hospede.

Para que se possa garantir esse nível de qualidade, é que a logística entra na hotelaria com o planejamento, controle e toda uma organização que viabiliza a comercialização e entrega desse produto conforme o esperado.

Dentro deste processo logístico encontram-se as atividades de suprimento (compras, gestão de materiais, armazenagem / estoque) e os processos operacionais (atendimento, manutenção, organização e serviço ao cliente), criando sistemas de gestão organizacional, onde se torna possível controlar o fluxo de material e informações, com objetivo final de oferecer um serviço de qualidade, suprindo a necessidade e gerando satisfação do cliente.

Aplicando a logística

Customer Service (serviço ao cliente):

Diretamente ligado às atividades operacionais (produção/preparação/armazenagem) dos principais departamentos oferecidos ao cliente (hospedagem - Apartamentos / Alimentação – restaurante) e ao departamento de Marketing e Vendas, que comercializam o produto para o cliente. Chegamos então ao ponto em que reunimos todos esses procedimentos em uma prestação de serviço de qualidade, confiança e excelência, buscando se tornar um referencial.

Para que possamos encaixar de forma lógica todos os processos já citados e os que serão citados futuramente, vamos entender um pouco como funciona um serviço de excelência:

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- Captação de cliente: Seu produto precisa trazer para o mercado algo que encante o cliente, que chame sua atenção e demostre qualidade superior aos outros. Para tanto é preciso garantir que esse produto receba a atenção e cuidados necessários.

- Fidelização: Todo seu serviço precisar estar à disposição deste cliente o tempo todo, não se pode permitir que nada lhe falte ou que não tenha a qualidade que ele esperava ter. É bom que se mantenha sempre o padrão dos serviços, e que todo equipamento, alimento, produtos e outros que estão ligados a uma logística de estoque estejam bem armazenados, de forma que o cliente possa sentir esse cuidado ao utilizar desses serviços e/ ou produtos. Entendemos que a fidelização é geradora da personalização, pois se trata de conhecer bem seu cliente, buscar agradá-lo e então oferecer algo com a “cara dele”.

Exclusividade: Servir o diferencial, proporcionar ao cliente a melhor experiência de compra que ele possa ter. Oferecer o serviço ou produto certo, fazendo com que ele se sinta importante, e com isso ele acaba classificando seu serviço como único!

Dica: Recomenda a implementação de softwares, ex: CRM (Customer Relationship Management), visando manter banco de dados atualizado dos clientes, conhecer aspectos de preferência pessoais, para FIDELIZAÇÃO do Cliente e PERSONALIZAÇÃO dos serviços.

Gestão de Suprimentos

No caso da hotelaria onde os serviços são de pronto atendimento, e portanto é imprescindível que os estoques sejam administrados corretamente visando manter a margem de segurança, não devem existir sobras e jamais faltar! É um controle grande, cheios de detalhes e necessário. É importante que os funcionários desta área tenham a mente focada para obter e entregar os produtos ao destino final no menor tempo e com menor custo possível.

Movimentação

O local de movimentação e armazenagem de materias ainda não é tratado com a importância que deveria, ou seja, há ainda na hotelaria a falha em achar que somente os locais frequentados pelos clientes são únicos lugares que devem ter boa aparência e funcionalidade. Com esse pensamento muitos hotéis negligenciam as áreas de suporte, comprometendo todo o serviço prestado.

Em nossa opinião é fundamental que, ao se pensar em uma construção hoteleira, é necessário que toda a estrutura interna (áreas de suporte) seja planejada de forma funcional e organizada para que os funcionários tenham segurança na prestação de serviço. A "saúde da empresa", deve ser de dentro para fora e não o contrário.

Não podemos contar com imprevistos, pois o cliente esta na nossa frente solicitando o serviço!

Aspectos Éticos

Ética é...

"O conjunto de normas morais pelo qual o indivíduo deve orientar seu comportamento na profissão que exerce e é de fundamental importância em todas as profissões e para todo ser humano, para que possamos viver relativamente bem em sociedade".         

É importante que toda empresa tenha um código de ética objetivo, facilitando a compreensão dos funcionários. Mas, considerando que hoje em dia o que não falta é informação, então é desejável que um profissional ao entrar em uma empresa já tenha um conhecimento básico de uma conduta ética. Vamos ver algumas posturas que devem ser adotadas pelo profissional.

ü  Cumpra todas as leis pertinentes ao seu negócio.

ü  Trate todos os funcionários com justiça, com dignidade e Respeito;

ü  Reporte resultados financeiros e operacionais de forma justa e honesta.

ü  Negocie justa e honestamente com Clientes, Fornecedores e Parceiros Financeiros (Bancos, Financeiras).

ü  Evite conflitos de interesse.

ü  Proteja os bens da empresa.

ü  Reporte se observar violação dos procedimentos.

Para que possamos refletir e avaliar nossa conduta ética, deixamos aqui uma frase intrigante de um escritor e poeta irlandês.

 “Chamamos de Ética o conjunto de coisas que as pessoas fazem quando todos estão olhando. O conjunto de coisas que as pessoas fazem quando ninguém está olhando chamamos de Caráter” Oscar Wild.

É assunto para uma infinidade de linhas, pontuaremos os debatidos em sala de aula acrescentando com outras pesquisas realizadas sobre os assuntos. Aguardem, outros virão!!

Conhecendo mais sobre logística...

É um dos procedimentos mais importantes de uma empresa, com ela é possível obter muitos resultados positivos, desde que, seja implementada corretamente, pois até mesmo para utilizarmos esta ferramenta precisamos nos preparar logisticamente.

A logística possui três pilares importantíssimos, e são eles que norteiam todo o trabalho a ser

realizado neste setor.  Estamos falando de Planejamento, Implementação e Controle, juntos formam a base da logística e tem a finalidade de garantir a eficiência da compra, transporte e armazenamento e controlar o consumo e manuseio do material, bem com as informações a eles relativas. Desde o produto inicial até o resultado final, que deverá atender as exigências do cliente.